Ngay cuoi thang. Hop thu den cua ban tran ngap bao cao chi phi, ban lam viec bi chon vui duoi nui hoa don nhan nhum, va sao ke the doanh nghiep vua den voi 847 giao dich can duoc khop, ma hoa va doi soat truoc khi dong so sach. Nghe quen khong? Doi soat the doanh nghiep van la mot trong nhung nhiem vu ton thoi gian nhat va de xay ra loi nhat trong tai chinh, nhung no tuyet doi can thiet cho bao cao tai chinh chinh xac va phong chong gian lan. Huong dan nay se bien quy trinh doi soat cua ban tu con ac mong hang thang thanh quy trinh lam viec hieu qua.
Doi soat the doanh nghiep la gi?
Doi soat the doanh nghiep la quy trinh co he thong de xac minh rang tat ca cac giao dich thuc hien tren the tin dung do cong ty cap la hop phap, duoc ghi chep dung cach, phan loai chinh xac va phan anh chinh xac trong ho so ke toan. No bao gom viec khop cac giao dich tren sao ke the voi hoa don, bao cao chi phi va tai lieu ho tro de dam bao su phu hop hoan toan giua nhung gi da chi va nhung gi duoc ghi vao so cai.
Khac voi quan ly the tin dung ca nhan khi ban co the chi xem lai sao ke mot lan moi thang, doi soat the doanh nghiep phuc vu nhieu chuc nang quan trong: xac minh chi phi kinh doanh, ngan chan gian lan va lam dung, dam bao tuan thu thue, duy tri duong kiem toan va cung cap du lieu chinh xac cho bao cao tai chinh va lap ngan sach. Quy trinh nay lien quan den moi bo phan su dung the doanh nghiep, tu doi ban hang dat bua toi voi khach hang den bo phan IT mua dang ky phan mem.
Quy trinh doi soat tung buoc
Doi soat the doanh nghiep hieu qua tuan theo quy trinh co cau truc bat dau tu thoi diem giao dich xay ra va ket thuc khi sao ke duoc doi soat hoan toan voi he thong ke toan cua ban. Day la quy trinh hoan chinh duoc chia thanh cac giai doan co the quan ly.
Giai doan mot la thu thap giao dich. Khi nhan vien thuc hien mua hang, mang the xu ly giao dich va gui du lieu so bo den to chuc phat hanh the. Cac chuong trinh the doanh nghiep hien dai cung cap nguon cap du lieu giao dich theo thoi gian thuc, cho phep doi ngu tai chinh nhin thay cac giao dich mua trong vai gio hoac tham chi vai phut. Kha nang hien thi som nay rat quan trong de phat hien van de truoc khi chung tro thanh van de lon.
Giai doan hai lien quan den thu thap hoa don. Moi giao dich can tai lieu ho tro chung minh muc dich kinh doanh, nha cung cap, so tien va ngay thang. Theo truyen thong, dieu nay co nghia la thu thap hoa don giay, nhung chup hoa don ky thuat so thong qua ung dung di dong da cach mang hoa buoc nay. Dieu quan trong la chup hoa don cang gan thoi diem giao dich cang tot, khi chi tiet con moi va hoa don chua bi mat.
Giai doan ba la phan loai va ma hoa. Moi giao dich phai duoc gan vao tai khoan so cai, trung tam chi phi, phong ban va ma du an thich hop. Dieu nay xac dinh cach chi phi xuat hien trong bao cao tai chinh va ngan sach nao bi anh huong. Ma hoa chinh xac la can thiet cho phan tich tai chinh co y nghia.
Giai doan bon bao gom quy trinh phe duyet. Tuy thuoc vao chinh sach cua cong ty, cac giao dich co the can su phe duyet cua quan ly, dac biet la nhung giao dich vuot qua nguong nhat dinh hoac thuoc cac danh muc nhay cam. Cac quy trinh phe duyet nay dam bao giam sat dung dan trong khi duy tri trach nhiem giai trinh.
Giai doan nam la doi soat sao ke. Khi sao ke hang thang den, moi giao dich phai duoc xac minh voi ho so noi bo cua ban. Kiem tra cuoi cung nay dam bao khong co gi bi bo sot, trung lap hoac xu ly sai truoc khi ky ket thuc.
Khop giao dich voi hoa don
Khop giao dich voi hoa don la trai tim cua doi soat the doanh nghiep, va thuong la noi moi thu co the sai. Thach thuc nam o viec ket noi moi muc trong sao ke the voi hoa don tuong ung va dam bao cac chi tiet khop hoan toan.
Bat dau bang cach so sanh so tien giao dich tren sao ke voi tong hoa don. Luu y rang so tien co the khac nhau do tien tip them sau lan tinh tien ban dau, phi chuyen doi tien te, hoac cac uy quyen dang cho xu ly voi so tien khac. Nha hang dac biet kho khan vi uy quyen ban dau thuong khong bao gom tien tip.
Ten nguoi ban tren sao ke thuong khong khop voi ten doanh nghiep tren hoa don. Nha hang co the hien thi duoi ten cong ty me, cua hang ban le co the hien thi ten cong ty xu ly, hoac giao dich quoc te co the hien thi ten nguoi ban duoc dich hoac viet tat. Xay dung anh xa ten nguoi ban theo thoi gian giup tang toc khop trong tuong lai.
Su khong khop ngay thang la pho bien voi the doanh nghiep. Giao dich mua thuc hien vao toi thu Sau co the khong xuat hien cho den thu Hai. Giao dich quoc te co the mat vai ngay de hoan tat. Khach san va cho thue xe thuong hien thi ngay tra phong hoac tra xe thay vi ngay dat cho. Hieu nhung khac biet ve thoi gian nay ngan chan canh bao sai trong qua trinh doi soat.
Xu ly hoa don bi mat
Hoa don bi mat la thuc te khong the tranh khoi cua chuong trinh the doanh nghiep, nhung cach ban xu ly chung quyet dinh su san sang kiem toan va tinh trang tuan thu cua ban. Moi to chuc can chinh sach ro rang de giai quyet cac lo hong hoa don.
Dau tien, thiet lap nguong ma hoa don khong bat buoc. Nhieu cong ty dat nguong nay o muc 25 hoac 50 do la, nhan ra rang chi phi quan ly theo doi hoa don vuot qua rui ro. Tuy nhien, luu y rang co quan thue co the co yeu cau rieng bat ke chinh sach noi bo cua ban.
Doi voi hoa don bi mat vuot nguong, trien khai quy trinh ban cam ket hoa don bi mat. Chu the ky vao tuyen bo xac nhan muc dich kinh doanh, so tien uoc tinh va ly do hoa don khong co san. Mac du khong ly tuong, nhung dieu nay tao ra duong dan giay to the hien su can trong dung muc.
Theo doi mo hinh hoa don bi mat theo nhan vien. Thinh thoang mat hoa don la dieu co the hieu duoc, nhung thieu tai lieu man tinh cho thay van de quy trinh hoac vi pham chinh sach tiem tang. Mot so cong ty thuc hien cac hau qua leo thang doi voi nguoi vi pham lap lai, tu dao tao bo sung den tam dinh chi the.
Tan dung cac dich vu truy xuat hoa don ky thuat so. Nhieu nha cung cap co the cung cap hoa don trung lap, dac biet la hang khong, khach san va cac nha ban le lon. Hoa don dien tu gui qua email thuong co the khoi phuc ngay ca sau khi mat ban sao giay. Viec dua viec khoi phuc hoa don thanh mot phan cua quy trinh tieu chuan giup tiet kiem vo so gio lien lac qua lai voi nhan vien.
Phan tach chi tieu ca nhan va kinh doanh
Cac giao dich su dung hon hop trinh bay nhung thach thuc doi soat doc dao. Du vo tinh hay co y, cac khoan phi ca nhan tren the doanh nghiep phai duoc xac dinh va xu ly thich hop de duy tri ho so tai chinh chinh xac va tranh phuc tap ve thue.
Chinh sach su dung the ro rang tao nen tang. Nhan vien nen hieu chinh xac dieu gi tao nen viec su dung the doanh nghiep chap nhan duoc. Mot so cong ty cho phep cac khoan phi ca nhan nho voi viec hoan tra kip thoi, trong khi nhung cong ty khac nghiem cam hoan toan viec su dung ca nhan. Du chinh sach cua ban la gi, hay truyen dat ro rang va nhat quan.
Trien khai co che danh dau chi phi ca nhan. Khi nhan vien nop bao cao chi phi, ho nen co cach ro rang de danh dau giao dich la ca nhan va bat dau quy trinh hoan tra. He thong tu bao cao nay bat duoc hau het cac van de su dung hon hop truoc khi chung tro thanh van de doi soat.
Chu y cac dau hieu canh bao trong mo hinh giao dich. Cac khoan phi cuoi tuan tai dia diem giai tri, mua hang tai cac dia diem khong lien quan den kinh doanh, hoac mo hinh chi tieu bat thuong co the chi ra viec su dung ca nhan. Ma danh muc nguoi ban co the giup xac dinh cac giao dich co the la ca nhan de xem xet.
Doi voi cac khoan phi ca nhan da xac dinh, co quy trinh thu hoi ro rang. Cac lua chon bao gom khau tru luong, hoan tra truc tiep hoac bu tru voi cac khoan hoan tra chi phi con no nhan vien. Luu tai lieu tat ca cac giai quyet khoan phi ca nhan cho muc dich kiem toan.
Ma hoa GL va phan bo
Ma hoa so cai tong hop chinh xac chuyen doi du lieu giao dich tho thanh thong tin tai chinh co y nghia. Ma hoa kem dan den bao cao sai lech, chenh lech ngan sach khong phan anh thuc te va cac but toan phan loai lai vo tan.
Phat trien ma tran danh muc chi phi toan dien anh xa cac giao dich mua the doanh nghiep pho bien voi cac tai khoan GL thich hop. Tai lieu tham khao nay nen bao gom moi thu tu van phong pham va chi phi di lai den dang ky phan mem va tiep khach. Lam cho no de dang truy cap cho tat ca nhung nguoi tham gia vao viec ma hoa chi phi.
Can nhac trien khai quy tac tu dong ma hoa dua tren ma danh muc nguoi ban. MCC bon chu so duoc gan cho moi nguoi ban cung cap diem khoi dau cho viec phan loai. Giao dich tai MCC 5812 (Nha hang) co the mac dinh vao tai khoan chi phi bua an, trong khi MCC 4111 (Van chuyen) dinh tuyen den chi phi di lai. Cac mac dinh nay luon co the duoc ghi de khi viec gan tu dong khong chinh xac.
Dung quen cac yeu cau ma hoa da chieu. Ngoai tai khoan chi phi, cac giao dich thuong can ma trung tam chi phi, phong ban, du an hoac khach hang. Doi voi cac to chuc phuc tap, cac chieu bo sung nay la can thiet cho phan tich kha nang sinh loi va phan bo chi phi. Xay dung cac yeu cau nay vao quy trinh nop chi phi cua ban.
Xu ly cac giao dich tach mot cach thich hop. Mot hoa don co the bao gom nhieu danh muc chi phi. Bua toi kinh doanh co bai do xe co the can tach giua bua an va van chuyen. Quy trinh doi soat cua ban nen cho phep cac viec tach nay trong khi duy tri lien ket tro lai hoa don goc.
Doi soat sao ke
Doi soat sao ke hang thang dong vai tro kiem tra chat luong cuoi cung, bat cac giao dich nao da lot qua cac quy trinh truoc do va xac nhan do chinh xac cua chi phi da ghi lai voi ho so cua to chuc phat hanh the.
Bat dau bang cach doi soat tong sao ke voi chi phi da ghi lai. Neu he thong quan ly chi phi cua ban da ghi nhan va xu ly tat ca cac giao dich dung cach, cac tong nay nen khop. Bat ky su chenh lech nao chi ra cac giao dich bi thieu, van de ve thoi gian hoac loi can dieu tra.
Xac minh tung giao dich tung dong cho cac chenh lech lon hon hoac chuong trinh the moi. Kiem tra xem so tien, ngay thang va nguoi ban co khop voi ho so cua ban khong. Danh dau bat ky giao dich nao xuat hien tren sao ke ma khong co trong he thong cua ban. Day co the la cac khoan phi gian lan, giao dich mua bi quen hoac dang ky dinh ky khong duoc ghi nhan dung cach.
Xem xet tin dung va hoan tien can than. Hang tra lai va hoan tien nen duoc khop voi giao dich mua ban dau de dam bao bao cao chi phi rong dung. Tin dung khong khop co the chi ra gian lan hoac loi xu ly can dieu tra.
Luu tai lieu cong viec doi soat cua ban. Giu ho so ve nhung gi da duoc xac minh, bat ky ngoai le nao duoc tim thay, cach chung duoc giai quyet va ai da thuc hien va phe duyet doi soat. Tai lieu nay la can thiet cho ca kiem soat noi bo va kiem toan ben ngoai.
Tu dong hoa va giai phap phan mem
Phan mem quan ly chi phi va doi soat the doanh nghiep hien dai da bien doi nhung gi truoc day la quy trinh thu cong hoan toan. Cac cong cu phu hop co the giam thoi gian doi soat tren 80% trong khi cai thien do chinh xac va tuan thu.
Nguon cap du lieu giao dich thoi gian thuc tu chuong trinh the cua ban loai bo hoan toan viec doi soat dua tren sao ke. Khi cac giao dich xuat hien trong he thong chi phi cua ban trong vai gio sau khi mua, nhan vien co the nop hoa don trong khi giao dich con moi va tai chinh co the xac dinh van de ngay lap tuc thay vi cho den cuoi thang.
Cong nghe OCR (nhan dang ky tu quang hoc) tu dong trich xuat du lieu tu hinh anh hoa don, bao gom ten nha cung cap, ngay thang, so tien, muc hang va tham chi ca so tien thue. Dieu nay loai bo viec nhap du lieu thu cong va cho phep khop thong minh giua hoa don va giao dich.
Thuat toan hoc may cai thien theo thoi gian, hoc cac mo hinh chi phi cua cong ty ban, nha cung cap ua thich va quy uoc ma hoa. Chung co the goi y ma GL voi do chinh xac ngay cang tang, danh dau cac giao dich bat thuong de xem xet va tu dong xac dinh cac ban nop trung.
Tich hop voi ERP hoac he thong ke toan cua ban dam bao cac chi phi da doi soat chay truc tiep vao so cai ma khong can nhap but toan thu cong. Quy trinh vong kin nay loai bo viec doi soat giua cac he thong va cung cap kha nang hien thi thoi gian thuc ve chi phi tich luy.
Ung dung di dong cho phep nhan vien chup hoa don ngay lap tuc, nop chi phi khi di chuyen va tra loi cac truy van ngoai le bat cu noi dau. Dieu nay tang toc toan bo chu ky doi soat va cai thien dang ke ty le chup hoa don.
Thuc hanh tot nhat cho doi soat hieu qua
Ngoai viec trien khai cac cong cu phu hop, mot so thuc hanh van hanh nhat dinh phan biet cac quy trinh doi soat dang cap the gioi voi nhung quy trinh dang gap kho khan. Day la cac nguyen tac thuc day thanh cong nhat quan.
Doi soat lien tuc, khong phai hang thang. Cho doi den khi sao ke dong tao ra cong viec ton dong, lam cho viec thu thap hoa don kho khan va lam cham viec xac dinh van de. Chuyen sang chu ky doi soat thoi gian thuc hoac hang tuan de phan bo cong viec va phat hien van de som.
Thiet lap thoi han ro rang va thuc thi chung. Dat thoi han nop vai ngay truoc khi dong ky, truyen dat nhat quan va thuc hien hau qua doi voi viec nop tre. Tai chinh khong the dat duoc thoi han dong neu chi phi chay vao khong the du doan.
Dao tao chu the dung cach. Hau het cac van de doi soat bat nguon tu loi cua nhan vien, bao gom hoa don bi mat, chi phi ma sai va nop tre. Dau tu vao dao tao truoc va cap nhat dinh ky de ngan chan van de tai nguon thay vi sua chung trong qua trinh doi soat.
Theo doi cac chi so chinh de thuc day cai tien. Theo doi ty le chup hoa don, thoi gian trung binh de doi soat, ty le ngoai le theo danh muc va tan suat hoa don bi mat. Cac chi so nay xac dinh diem yeu cua quy trinh va do luong tac dong cua cac cai tien.
Tien hanh kiem toan dinh ky cac chi phi da doi soat. Kiem tra ngau nhien mot mau cac doi soat da hoan thanh giup xac dinh cac loi he thong, vi pham chinh sach hoac diem yeu kiem soat ma xu ly lien tuc co the bo sot.
Tien ve phia truoc
Doi soat the doanh nghiep khong can phai la con dau dau hang thang nua. Bang cach trien khai cac quy trinh co cau truc, tan dung tu dong hoa va thiet lap cac chinh sach va trach nhiem giai trinh ro rang, doi ngu tai chinh co the bien doi soat tu ganh nang ton thoi gian thanh quy trinh lam viec hop ly, dong nhanh chong va cung cap du lieu tai chinh dang tin cay.
Bat dau bang cach danh gia quy trinh doi soat hien tai cua ban. Xac dinh cac diem dau lon nhat, du la hoa don bi mat, loi ma hoa hay van de khop sao ke, va uu tien cac cai tien giai quyet nhung thach thuc cu the do. Trien khai cac thay doi tang dan, do luong ket qua va xay dung tren thanh cong.
Dau tu vao doi soat the doanh nghiep tot hon mang lai loi ich vuot xa thoi gian tiet kiem. Du lieu chi phi chinh xac cai thien lap ngan sach va du bao. Kiem soat manh me ngan chan gian lan va lam dung. Quy trinh hieu qua cho phep doi ngu tai chinh tap trung vao phan tich thay vi nhap du lieu. Va duong kiem toan sach se co nghia la kiem toan suon se hon voi it phat hien hon. Hay buoc di dau tien huong toi su xuat sac trong doi soat ngay hom nay.
